Pasos para conducir con éxito una reunión

La preparación: 

  • Definir los objetivos de la reunión.
  • Concretar los temas que se van a desarrollar.
  • Seleccionar a las personas que deberán asistir.
  • Elaborar la convocatoria.
  • Asegurarse de que todos los asistentes son convenientemente convocados.

¡¡TENLO EN CUENTA!!
  • El orden del día o la relación de los temas
  • El lugar y la hora de la reunión.
  • La persona o la entidad que la convoca.
  • El tipo de reunión de que se trata, para que las personas que han sido convocadas sepan cual sera la forma de funcionamiento y cual su papel.
El desarrollo: 
  • Estimular la participación: La creación de un buen clima grupal pasara por conseguir la máxima participación y compromiso de las personas asistentes. Se deberá evitar que alguien acapare toda la reunión impidiendo la intervenir de los demás miembros del grupo.
  • Intervenir cuando el grupo se bloquea: A veces las reuniones toman una deriva que hace parecer que se ha llegado a una situación sin salida. Sera tarea de la persona que modera reencontrar la senda del entendimiento. también deberá ejercer de arbitro cuando se entra en el terreno de las disputas.
  • Llevar al grupo hacia los objetivos propuestos: Se trata de centrar las intervenciones de los miembros del grupo en el tema de que se trate, evitando las digresiones y las desviaciones que bloqueen el progreso de la discusión.
La conclusión:
La persona que dirige la reunión podrá inducir este cierre mediante expresiones como ''vamos a finalizar la reunión..'' ''Si breve mente hay algunas opiniones para acabar''.. Tanto si a tenido éxito o no la reunión deberá centrarse en la elaboración de las conclusiones.
  • Se recordará el objetivo de la reunión.
  • Se sintetizarán los temas de discusión y se revisaran los asuntos mas importantes que se han tratado.
  • Se formularán los acuerdos alcanzados y aquellos que quedan por resolver.
Finalmente se agradecerá la asistencia y se dará por concluida la reunión.
Es buena costumbre hacer un informe o un acta en el que quede constancia de los aspectos mas relevantes de los temas tratados y las conclusiones a los que se ha llegado.


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